Учёт расходов для ИП и малого бизнеса

Индивидуальные предприниматели и субъекты малого и среднего предпринимательства (МСП) в Казахстане имеют доступ к различным программам государственной поддержки: льготное кредитование, субсидирование процентных ставок, гранты, компенсации затрат на оборудование и многое другое. Для получения такой поддержки критически важен правильный учёт расходов.

Отличие учёта для ИП от учёта для физических лиц

Главное отличие — необходимость разделения личных и бизнес-расходов. Смешивание этих категорий приводит к отказам в субсидиях и проблемам с налоговыми органами.

Бизнес-расходы ИП и МСП

• Закупка товаров для перепродажи или сырья для производства
• Аренда помещения для бизнеса (офис, магазин, склад, цех)
• Коммунальные услуги в арендованном или собственном бизнес-помещении
• Заработная плата сотрудников и отчисления в фонды
• Транспортные расходы (если транспорт используется для бизнеса)
• Реклама и маркетинг
• Связь и интернет для бизнеса
• Закупка или аренда оборудования
• Обслуживание техники и ремонт оборудования
• Лицензии, сертификаты, обязательные проверки
• Бухгалтерские и юридические услуги

Личные расходы ИП

• Продукты питания для семьи
• Коммунальные платежи по месту жительства
• Личная одежда и обувь (не униформа для сотрудников)
• Развлечения, отдых
• Личные медицинские расходы
• Образование детей

Важно!

Ведите два отдельных учёта: один для бизнеса, другой для личных нужд. Используйте разные банковские карты или счета для бизнес-транзакций и личных покупок. Это упростит отчётность и защитит от претензий при проверках.

Виды государственной поддержки для МСП в Казахстане

Для получения господдержки важно знать, какие программы доступны и какие требования предъявляются к документам:

1. Программа «Дорожная карта бизнеса 2025»

Субсидирование ставок вознаграждения по кредитам, микрокредитование, гранты на открытие бизнеса. Требуется детальный бизнес-план с прогнозом доходов и расходов.

2. Компенсация части затрат на оборудование

Государство компенсирует до 50% стоимости приобретённого оборудования. Необходимо подтвердить покупку договорами, счетами-фактурами, актами приёма-передачи.

3. Льготное кредитование через «Даму»

Фонд «Даму» предоставляет льготные займы через банки-партнёры. Нужен учёт текущих расходов и доходов, финансовая отчётность.

4. Субсидии на обучение персонала

Компенсация затрат на повышение квалификации сотрудников. Требуются договоры с учебными центрами, сертификаты, чеки об оплате.

Как организовать учёт расходов для ИП

Шаг 1: Выбор системы налогообложения и учёта

В Казахстане ИП могут работать на упрощённой системе или общеустановленном режиме. Упрощённая система (СНР на основе упрощённой декларации) проще в учёте, но имеет ограничения по объёму выручки. Общеустановленный режим требует полноценного бухгалтерского учёта.

Независимо от системы налогообложения, для получения субсидий нужен детальный учёт расходов по категориям.

Шаг 2: Открытие отдельного расчётного счёта

Заведите банковский счёт для бизнеса. Все бизнес-транзакции проводите через него. Это упростит формирование отчётности и защитит от вопросов налоговой.

Шаг 3: Создание таблицы расходов

Можно использовать Excel, Google Таблицы или специализированные программы для учёта (например, 1С, «Мой склад», «Класс365»). Базовая структура таблицы:

Шаг 4: Сохранение первичных документов

Для каждого расхода обязательны подтверждающие документы:

• Счета-фактуры от поставщиков товаров и услуг
• Товарно-транспортные накладные (ТТН) при перевозке товаров
• Акты выполненных работ/оказанных услуг
• Договоры с контрагентами
• Платёжные поручения или выписки по счёту
• Кассовые чеки при оплате наличными (если нет счёта-фактуры)

Храните оригиналы документов в папках или скоросшивателях, отсортированных по месяцам. Сканируйте всё и держите электронные копии в облаке.

Особенности учёта для фермеров и сельхозпроизводителей

Фермеры имеют доступ к дополнительным программам поддержки:

• Субсидирование удешевления стоимости ГСМ для весенне-полевых и уборочных работ
• Компенсация затрат на приобретение сельхозтехники
• Субсидирование племенного животноводства
• Гранты на развитие растениеводства и животноводства

Для получения этих субсидий фермерам необходимо вести учёт:

• Закупки семян, удобрений, ядохимикатов (с указанием площадей и культур)
• Расходов на ГСМ (с привязкой к периодам работ)
• Приобретения и обслуживания техники
• Закупки кормов и ветеринарных препаратов
• Расходов на содержание скота (с указанием поголовья)

Типичные ошибки ИП при ведении учёта

Ошибка 1: Смешивание личных и бизнес-расходов

Оплата продуктов для семьи с бизнес-карты, использование служебного автомобиля для личных поездок без учёта — это приводит к искажению финансовой картины бизнеса.

Ошибка 2: Отсутствие первичных документов

«Договорились на словах», «чек не взял», «оплатил наличными без документов» — расходы без подтверждения не признаются ни налоговой, ни госорганами при проверке на субсидии.

Ошибка 3: Несвоевременное внесение данных

Откладывание учёта на конец месяца или квартала приводит к забывчивости и ошибкам. Лучше вносить данные еженедельно.

Ошибка 4: Игнорирование мелких расходов

Покупка канцелярии, мелкий ремонт, оплата курьера — кажутся незначительными, но в сумме дают несколько десятков тысяч тенге в месяц.

Подготовка документов для субсидий

При подаче заявки на получение господдержки обычно требуется:

1. Финансовая отчётность за последний год (или несколько кварталов): баланс, отчёт о доходах и расходах
2. Бизнес-план (для некоторых программ) с детализацией будущих расходов и доходов
3. Копии первичных документов по крупным расходам (договоры, счета-фактуры, акты)
4. Выписки по банковским счетам за требуемый период
5. Справки об отсутствии задолженностей по налогам и соцплатежам

Систематический учёт расходов позволяет подготовить эти документы в короткие сроки и с минимумом усилий.

Рекомендации экспертов

• Наймите бухгалтера или используйте онлайн-бухгалтерию (даже на упрощённой системе это упростит жизнь)
• Регулярно сверяйтесь с банком и контрагентами — выявляйте ошибки в начислениях на раннем этапе
• Следите за изменениями в программах господдержки — требования могут обновляться
• Участвуйте в бесплатных семинарах и вебинарах для предпринимателей от Палаты предпринимателей и НПП «Атамекен»

Связанные статьи

• Инструменты и шаблоны для учёта расходов
• Как подтверждать расходы документами
• Ежемесячная сверка и отчёты