Как подтверждать расходы документами

Полный перечень допустимых документов и правила их оформления

При подаче на субсидию или государственную поддержку в Казахстане недостаточно просто указать сумму расходов. Каждая трата должна быть подтверждена соответствующим документом. В этой статье подробно разберём, какие документы принимаются, как их правильно хранить и предоставлять.

Основные виды подтверждающих документов

1. Кассовый чек

Что это: документ, выдаваемый кассовым аппаратом при покупке товара или услуги.

Где получить: в магазинах, торговых точках, аптеках, АЗС и других местах розничной торговли.

Что должно быть указано:

  • Наименование организации-продавца
  • ИИН/БИН продавца
  • Дата и время покупки
  • Перечень товаров/услуг
  • Сумма покупки
  • Регистрационный номер контрольно-кассовой машины (ККМ)
  • Фискальный признак документа (ФПД)

Важно: чеки на термобумаге быстро выцветают (2-6 месяцев). Сделайте копию или отсканируйте чек сразу после получения.

2. Бланк строгой отчётности (БСО)

Что это: документ, применяемый организациями, которые не обязаны использовать ККМ (например, некоторые услуги).

Где получить: в поликлиниках, при оплате услуг некоторых ИП, транспортных компаниях.

Что должно быть указано:

  • Серия и номер бланка
  • Наименование и реквизиты организации
  • Дата выдачи
  • Наименование услуги
  • Сумма оплаты
  • Подпись и печать (если есть)

3. Квитанция об оплате

Что это: документ, подтверждающий оплату коммунальных услуг, штрафов, государственных услуг.

Где получить: от поставщиков коммунальных услуг, в банках, через платёжные терминалы.

Виды квитанций:

  • За электричество, воду, газ, отопление
  • За домофон, интернет, кабельное ТВ
  • За вывоз мусора

Важно: на квитанции должна быть отметка банка или оператора о проведении платежа.

4. Банковская выписка

Что это: документ из банка, содержащий информацию обо всех операциях по счёту за определённый период.

Где получить: в отделении банка или через интернет-банкинг.

Когда используется:

  • При оплате картой без получения чека
  • Для подтверждения безналичных переводов
  • При онлайн-покупках

Что должно быть в выписке:

  • Дата операции
  • Наименование получателя платежа
  • Сумма
  • Назначение платежа (желательно)
  • Печать банка и подпись ответственного лица (для бумажной выписки)

5. Справка об оплате

Что это: документ, выдаваемый организацией при оплате услуг (медицинских, образовательных, юридических).

Где получить: в медучреждениях, школах, детских садах, учебных центрах.

Что должно быть указано:

  • Реквизиты организации
  • ФИО плательщика
  • Дата и сумма оплаты
  • Наименование услуги
  • Подпись руководителя или бухгалтера
  • Печать организации

6. Договоры и счета

Что это: документы, подтверждающие условия оказания услуг или продажи товаров.

Где получить: от контрагентов при заключении сделок (аренда, покупка оборудования, обслуживание).

Когда используются:

  • Аренда жилья или помещения
  • Покупка дорогостоящих товаров или оборудования
  • Долгосрочное обслуживание (интернет, охрана)

К договору обычно прилагаются:

  • Счёт на оплату
  • Акт приёма-передачи товара/услуги
  • Счёт-фактура (для юридических лиц и ИП)

Совет эксперта

Всегда просите чек или справку об оплате, даже если вам не предлагают. Это ваше право как покупателя. Особенно важно для крупных покупок и медицинских услуг.

Какие документы НЕ принимаются

  • ❌ Рукописные записи без печатей и подписей
  • ❌ Фотографии чеков без оригиналов (в некоторых случаях)
  • ❌ Расписки без реквизитов продавца
  • ❌ Устные договорённости
  • ❌ Сильно повреждённые или нечитаемые документы

Как правильно хранить документы

Физическое хранение

  1. Сортировка по месяцам: заведите отдельную папку или конверт для каждого месяца
  2. Категоризация: внутри месяца разложите документы по категориям (продукты, коммуналка, медицина и т.д.)
  3. Нумерация: пронумеруйте документы для удобства поиска и сверки с таблицей расходов
  4. Защита от повреждений: используйте файлы-вкладыши или пластиковые папки для защиты от влаги и износа

Цифровое хранение

  1. Сканирование: отсканируйте или сфотографируйте все чеки и квитанции сразу после получения
  2. Качество: убедитесь, что текст читается, дата и сумма видны чётко
  3. Именование файлов: называйте файлы понятно, например: 2025-01-15_Магнум_продукты_18500тг.jpg
  4. Папки: создайте структуру папок: Год → Месяц → Категория
  5. Резервное копирование: храните копии в облаке (Google Drive, Яндекс.Диск) и на внешнем носителе

Что делать, если документ утерян

Чек из магазина

Вариант 1: если оплата была картой, запросите выписку в банке — там будет указан магазин и сумма.

Вариант 2: обратитесь в магазин с паспортом и реквизитами карты. Если у них сохранилась информация, могут выдать дубликат чека или справку.

Квитанция за коммунальные услуги

Обратитесь к поставщику услуг (в офис или через личный кабинет на сайте) и запросите дубликат квитанции или справку об оплате.

Справка из медучреждения

Обратитесь в бухгалтерию медучреждения с паспортом. Они должны хранить данные об оплатах и могут выдать дубликат справки.

Чек с термобумаги выцвел

Если у вас есть электронная копия (скан или фото), предоставьте её. Если нет — используйте банковскую выписку как подтверждение.

Как предоставлять документы в госорганы

Подача в бумажном виде

  • Предоставьте оригиналы для проверки
  • Сделайте копии всех документов (обычно требуется 1-2 комплекта)
  • Приложите к документам опись с указанием названия и номера каждого документа
  • Сложите документы в порядке, указанном в описи

Подача в электронном виде

  • Отсканируйте документы в хорошем качестве (300 dpi, формат PDF или JPG)
  • Убедитесь, что файлы не превышают максимальный размер, установленный порталом
  • Загрузите каждый документ в соответствующее поле формы
  • Проверьте, что все файлы загрузились корректно перед отправкой

Специфические документы для разных категорий расходов

Продукты питания

  • Кассовые чеки из магазинов
  • Чеки с рынков (если продавец использует ККМ)
  • Банковские выписки при оплате картой

Коммунальные услуги

  • Квитанции с отметкой об оплате
  • Выписки из личного кабинета на сайте поставщика
  • Справки из управляющей компании

Медицинские расходы

  • Чеки из аптек (на лекарства)
  • Справки об оплате из клиник и поликлиник
  • Договоры на платные медицинские услуги
  • Направления врача (подтверждают необходимость расходов)

Образование

  • Договор с образовательным учреждением
  • Квитанции об оплате
  • Справки из школы, детского сада, учебного центра

Транспорт

  • Проездные билеты (сохраняйте месячные или многоразовые)
  • Чеки с АЗС (топливо)
  • Счета за ремонт и обслуживание автомобиля

Сроки хранения документов

Рекомендуется хранить подтверждающие документы:

  • Минимум 1 год после получения субсидии — на случай проверки
  • 3 года для документов, связанных с налоговой отчётностью (для ИП и бизнеса)
  • 5 лет для договоров на крупные покупки и недвижимость

Связанные статьи

Нужна помощь с систематизацией документов?

Мы поможем организовать хранение и подготовить документы для подачи на субсидию

Получить консультацию